Versie april 2025
Exclusief Events, gevestigd aan Spoorlaan 5F-24, 2495 AL Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87740060, wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als “Exclusief Events”.

Artikel 1 – Definities
Opdrachtgever: iedere natuurlijke of rechtspersoon die met Exclusief Events een overeenkomst sluit.
Overeenkomst: de afspraak tussen Exclusief Events en opdrachtgever over het leveren van diensten (zoals het organiseren van evenementen).
Evenement: elke vorm van dienst die bestaat uit het organiseren, coördineren en/of uitvoeren van een activiteit, bijeenkomst of productie.
Diensten: alle werkzaamheden, leveringen en activiteiten die Exclusief Events aanbiedt, zoals in offertes omschreven.

Artikel 2 – Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van diensten door Exclusief Events.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard door Exclusief Events.

Artikel 3 – Offertes en totstandkoming overeenkomst
Alle offertes zijn vrijblijvend en 14 dagen geldig, tenzij anders aangegeven.
Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever schriftelijk (waaronder ook e-mail) akkoord geeft op de offerte of bevestiging.
Exclusief Events mag een opdracht weigeren indien zij daar redelijke gronden voor heeft.

Artikel 4 – Uitvoering van de opdracht
Exclusief Events voert de opdracht uit naar beste kunnen, conform de eisen van goed vakmanschap.
De opdrachtgever draagt zorg voor tijdige aanlevering van alle benodigde informatie en medewerking.
Exclusief Events is gerechtigd om bij de uitvoering van de overeenkomst derden in te schakelen.

Artikel 5 – Annulering en wijziging
Annulering van de opdracht door de opdrachtgever dient schriftelijk te gebeuren.
Bij annulering zijn de volgende kosten verschuldigd:
Tot 30 kalenderdagen voor het evenement: 25% van het totaalbedrag
Tussen 15 en 30 kalenderdagen: 50% van het totaalbedrag
Binnen 14 kalenderdagen: 100% van het totaalbedrag
Wijzigingen in de overeenkomst zijn alleen bindend indien schriftelijk overeengekomen.
Bij wijziging kan een herberekening plaatsvinden van de afgesproken prijs.

Artikel 6 – Aantal personen bij evenementen
De opdrachtgever is verplicht om uiterlijk 5 werkdagen vóór het evenement het definitieve aantal deelnemers schriftelijk aan Exclusief Events door te geven.
Indien deze opgave niet tijdig wordt gedaan, wordt het oorspronkelijk gereserveerde aantal personen (zoals vastgelegd in de offerte of bevestiging) gehanteerd als basis voor de factuur.
Een verhoging van het aantal personen na deze termijn is alleen mogelijk na overleg en onder voorbehoud van beschikbaarheid.
Teruggave of korting op basis van no-shows of lagere opkomst is niet mogelijk.

Artikel 7 – Betaling
Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim.
In dat geval is de opdrachtgever wettelijke (handels)rente verschuldigd en kunnen incassokosten in rekening worden gebracht.
Exclusief Events behoudt zich het recht voor om uitvoering van de opdracht op te schorten bij uitblijvende betaling.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid
Exclusief Events is alleen aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van opzet of grove nalatigheid.
De aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het bedrag van de betreffende overeenkomst.
Exclusief Events is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, winstderving of schade door vertraging.
De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van benodigde vergunningen, verzekeringen en het naleven van wet- en regelgeving, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 9 – Overmacht
In geval van overmacht is Exclusief Events gerechtigd de overeenkomst op te schorten of te ontbinden zonder schadeplichtigheid.
Onder overmacht wordt onder meer verstaan: pandemieën, overheidsmaatregelen, stakingen, ziekte van personeel, weersomstandigheden of uitval van leveranciers.
Reeds verrichte werkzaamheden worden naar rato in rekening gebracht.

Artikel 10 – Intellectueel eigendom
Alle door Exclusief Events verstrekte ontwerpen, draaiboeken, foto’s, teksten en andere materialen blijven intellectueel eigendom van Exclusief Events.
Zonder schriftelijke toestemming mogen deze niet worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of door derden worden gebruikt.

Artikel 11 – Privacy en gegevensverwerking
Exclusief Events verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De privacyverklaring is te vinden op: www.exclusiefevents.nl/privacy
Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en niet gedeeld met derden, tenzij noodzakelijk voor uitvoering van de dienst of wettelijk verplicht.

Artikel 12 – Klachten en geschillen
Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen binnen 7 dagen na het evenement schriftelijk gemeld te worden.
Exclusief Events zal zich inspannen om een klacht in overleg met de opdrachtgever op te lossen.
Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden, tenzij anders overeengekomen, voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag.